Порядок аккредитации подрядных организаций

Информация о порядке аккредитации

Аккредитацию на период XV Международного экономического Форума «РОССИЯ — ИСЛАМСКИЙ МИР: KAZANFORUM» (далее – Форум) проходят те сотрудники, водители и транспортные средства подрядных организаций, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения мероприятия с 14 мая 2024 г. до 19 мая 2024 г.

Для аккредитации сотрудников, водителей и транспортных средств необходимо:

1. Заполнить карточку подрядной организации: информацию об организации, квоты на период Форума; поставить печать и подписать у руководителя организации.

2. Заполнить поручение на обработку персональных данных и соглашение о конфиденциальности персональных данных; поставить печать и подписать у руководителя организации.

3. Передать подписанные документы представителю Организаторов, с которыми заключается договор не позднее 23 апреля 2024 г.

4. Получить по электронной почте от специалиста отдела аккредитации индивидуальное имя пользователя (логин) и пароль для входа в Личный кабинет.

5. В Личном кабинете:

– заполнить регистрационные анкеты на сотрудников, водителей и транспортные средства по указанной форме в соответствии с периодом аккредитации;

– загрузить фотографии и скан-копии документов, удостоверяющих личность, всех сотрудников и водителей. 

Прием заявок на аккредитацию сотрудников, водителей и транспортных средств осуществляется до 26 апреля 2024 г.

При работе в Личном кабинете важно учесть:

1. Фотография и скан-копия документа, удостоверяющего личность, требуются всем сотрудникам и водителям, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории подготовки и проведения Форума, и являются обязательным условием аккредитации.

Фотографии должны соответствовать следующим требованиям:

• размер фотографии – 480 × 640 пикселей;

• фотография должна быть цветная на светлом фоне, тип «для документов»;

• расширение файла – JPG или JPEG;

• изображение должно быть анфас, без головного убора;

• изображение лица должно занимать не менее 70% фотографии.

Скан-копии документов, удостоверяющих личность, должны соответствовать следующим требованиям:

• содержат полную информацию о данных, указанных при регистрации: Ф. И. О., серия и номер документа, дата и место рождения, кем и когда выдан документ, фотография;

• скан-копии читаемы без затруднений.

1. Если водитель зарегистрирован в заявке на аккредитацию как сотрудник, то вносить его повторно в список на аккредитацию водителей не нужно.

2. Заявка на аккредитацию прицепа подается отдельно.

3. После сохранения данных внесение любых изменений производится путем подачи заявки на изменение данных на адрес закрепленного специалиста отдела аккредитации.

4. В случае замены одного сотрудника/водителя / транспортного средства на другого (-ое) необходимо сначала удалить запись заменяемого сотрудника/водителя / транспортного средства, а потом на ее место внести данные нового.

5. Замена или удаление сотрудников/водителей / транспортных средств, которые получили бейджи/пропуска, производится через специалиста отдела аккредитации, курирующего вашу организацию.

6. Обращаем ваше внимание, что отправка данных в обработку производится в соответствии с графиком проведения процедуры обработки, а также при наличии у персонала загруженных по установленным требованиям в Личном кабинете фотографии и скана документа, удостоверяющего личность. Проверка корректности загруженных документов и данных производится отделом аккредитации в течение 2 рабочих дней с даты подачи заявки.

Организатор Форума вправе без объяснения причин отклонить заявку на аккредитацию.

Получение аккредитационных документов

Выдача бейджей сотрудников, водителей и транспортных пропусков осуществляется одним аккредитационным пакетом (далее – АП).

Обращаем ваше внимание, что срок обработки заявок составляет не менее 10 дней с даты регистрации. Выдача аккредитационных документов возможна только для заявок со статусом «Обработана».

Получение АП возможно в пункте аккредитации технического персонала, водителей и транспортных средств только после предварительного согласования даты и времени со специалистом отдела аккредитации, курирующим аккредитацию вашей организации.

АП выдается ответственному лицу по предъявлении:

– паспорта,

– оригинала поручения на обработку персональных данных с печатью и подписью руководителя организации;

– оригинала соглашения о конфиденциальности персональных данных с печатью и подписью руководителя организации;

– доверенности,

– списков к доверенности (экземпляр доверенности и списки можно распечатать из Личного кабинета в разделе «Получение аккредитационного пакета»).

Получение бейджей/пропусков сотрудниками/водителями лично не предусматривается!

График работы

В целях недопущения распространения новой коронавирусной инфекции Форум пройдет с соблюдением рекомендаций Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор).

Организаторы Форума разрабатывают меры профилактики COVID-19 в тесном сотрудничестве с Роспотребнадзором.

При соблюдении всех мер профилактики посещение Форума будет безопасным для всех.

В случае возникновения вопросов по аккредитации сотрудников, водителей и транспортных средств подрядных организаций, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации: +7 (812) 930 0705 с 10:00 до 18:00.